労働条件をFAXやSNS等で通知する場合の詳細

本日4月1日から施行される改正労働基準法施行規則で、従来、書面による通知が義務づけられていた労働契約締結時の労働条件の通知が、一定の場合にはFAXやSNS等でも可能となりますが、その詳細を示した事業主向け・労働者向けのリーフレットが公開されています。

気になるところは、「SNS等」の具体例とその方法ですが、リーフレットには以下のように書かれています。

労働者が希望した場合は、以下のような方法で明示することができるようになります。ただし、出力して書面を作成できるものに限られます。なお、労働者の個人的な事情によらず、一般的に出力可能な状態であれば、出力して書面を作成できると認められます。
① FAX
② Eメールや、Yahoo!メール、Gmail等のWebメールサービス
③ LINEやメッセンジャー等のSNSメッセージ機能等
(注)第三者に閲覧させることを目的としている労働者のブログや個人のホームページへの書き込みによる明示は認められません。

また、「メール・SNSで明示する場合には、印刷や保存がしやすいよう添付ファイルで送りましょう。」との注意書きがされているほか、以下のような点が留意事項として掲げられています。

■明示する内容は、事実と異なるものにしてはいけません。
■紛争を未然に防止する観点から、
・労働者が本当に電子メール等による明示を希望したか、個別にかつ明示的に確認しましょう。
・本当に到達したか、労働者に確認しましょう(※1)。
・なるべく出力して保存するように、労働者に伝えましょう(※2)。
※1 労働者が受信拒否設定を解除しておらず、メールがサーバー上に残っている場合など、労働条件を明示したにもかかわらず、労働者が内容を確認できない場合があります。
※2 SNSなどの一部サービスでは、情報の保存期間が限られている場合があります。
■SMS(ショート・メール・サービス)等による明示は禁止されていませんが、PDF等のファイルが添付できず、文字数制限もあるため、望ましくありません。
■労働契約の締結時に明示を怠ったり、労働者が希望していないにもかかわらず、電子メール等のみで明示したりすることは、労働基準関係法令の違反となります。(最高で30万円以下の罰金となる場合があります。)

実際にこれらの方法を採る場合には、細心の注意が必要となりそうです。リーフレットには、具体的な「良い例」「良くない例」も示されていますので、確認しておきましょう。

事業主向けリーフレット(PDF)https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf

労働者向けリーフレット(PDF)https://www.mhlw.go.jp/content/000481175.pdf