就業規則作成
近年は、解雇や賃金に関するトラブルが多く、突然従業員が労働基準監督署に駆け込んだり、裁判沙汰になることも珍しくありません。「就業規則」がしっかりしていれば、それらの労使トラブルの多くを未然に防ぐことが出来るとともに、万が一労使トラブルが発生しても、会社に不利な判断が下されることを相当程度防ぐことが可能となります。トラブルが多発するような職場は、社員のモチベーションが下がり、業績の低下にもつながりかねません。そのため、就業規則は会社にとっても大事なものとなります。
厚生労働省が公開している就業規則の雛形を利用するなどで、就業規則の内容自体を法律的に完璧にすることは簡単ですが、内容が完璧であっても、現場で運用できないような就業規則では、本来の意味や価値は見出すことはできません。弊所は、運用できないものではなく現場で使えるものを作成し、それをどのように運用してくかという視点で支援を行います。
就業規則には、見直しの検討が必要な時期もあります。法律の改正や時代の変化に合わせて、就業規則の変更を要する頻度も高くなっています。法律上このようにしなければならないという考え方だけではなく、どのようにすれば貴社の取り組みたいことを合法的にできるかということも大切です。現状とかけ離れたルールにならないよう、社内で暗黙の了解になっているような事柄を洗い出し、貴社の現状に沿った実現性の高いものとしていきます。また、残業の届出、有給の申請方法といった日常的な事柄を明記することは、社員の疑問解消となるため、日々の管理にも役立ちます。
就業規則の見直しは、組織と「人」を見直すチャンスであり互いの成長の機会ととらえて、貴社が従業員に求める姿や、従業員としてしてはならない行為を、全ての従業員に理解してもらえるように「服務規律」や「懲戒事項」を定めます。就業規則は「職場の憲法」ともいわれ、企業にとってもそこで働く従業員にとっても、その整備はとても大切なものです。近年の会社と従業員とのトラブルは、就業規則のあいまいさが原因となっていることがあります。一度も改正されたことがない就業規則は、機能を果たさないものであったり、思わぬ権利を主張されるなどの要因にもなりかねません。
常時従業員が10人以上の会社には法律で作成と届出の義務がありますが、あくまで基準であり、規模に関わらず就業規則を会社の権利ととらえ有効に活用することで、貴社の発展を支える大きな武器ともなります。労働時間や賃金等の労働条件、服務規律、会社のルール等を実態に即し明確に定めることで、職場における社内トラブルを未然に防ぐことが出来ます。そして、経営者の理念、方針、会社の方向性を示すことで、従業員が同じ価値観を共有でき、会社の業績向上にもつながる要因となります。「人」を雇用している限り、様々な会社が社内トラブルを抱えています。トラブルの発生防止やトラブルが発生しても拡大を防止できる内容も考慮した就業規則を作成し、全ての従業員に周知を行うことで、より良い職場環境につながていきましょう。
就業規則作成スケジュール
１ご要望及び目的のヒアリング
最初に全体的なご要望をお伺いし、貴社のイメージを共有します。全体の把握ができた後、就業規則の原案を作成するためのポイントについて、弊所からヒアリングをさせていただきます。そして、大まかなスケジュールをお伝えいたします。
２就業規則の原案作成
ヒアリングした内容に基づいて、就業規則の原案をご提案いたします。
３原案の修正、追加、変更
作成した原案をもとに、条文の意図などをご説明したうえで、細かい箇所の修正、追加、変更を繰り返します。選択肢のなかから経営者さまが判断に迷られる部分については、再検討いただきながら進めて行きます。一度決定した内容であっても、就業規則を完成させて監督署へ届け出を行うまでは、ご希望に添って修正などを行います。
４賃金規程、諸規程の検討及び作成
就業規則の本則が完成したら、次に賃金規程他、諸規則の作成に入ります。この部分はオプションでの諸規則を追加するかどうかで若干ボリュームも変わってきます。就業規則の本則が完成後は、ご希望に合わせて賃金規程や諸規則の作成を検討します。オプションで諸規則を追加する場合は、連携して進めて行きます。
５従業員への提示及び説明
就業規則の概要が固まれば、次は従業員への具体的な規則の内容説明を行います。就業規則の効力は、従業員へ説明し「周知」をしなければ発生しませんので、この「説明」は重要なポイントとなります。現実的には就業規則の中身の方向性などは、適宜社員へ情報を伝えるとともに、従業員からの現場の意見も聞きながらブラッシュアップさせていくことになります。説明の段階で、完成した就業規則を、文書で従業員へ周知し、状況によってはきちんと説明対応をすることとなります。
６過半数代表者の選出と意見書
従業員へ就業規則を提示した後、問題があれば社員側の意向についてどのように対応するのかを、再度協議し、修正や改良を行います。従業員から反対意見がでた場合でも、その意見を受け入れるかどうかは経営側の判断になります。特に内容に問題がなければ従業員の過半数代表者に署名などをしてもらいます。従業員の過半数代表者は、決められた選出方法のなかから、選出を行い記録を残しておきます。
７就業規則の納品及び監督署への届出
完成データを納品させていただきます。10人以上の会社は、就業規則を監督署へ届け出る義務がありますので、監督署へ届け出る手続きまでいたします。
就業規則の活用方法
１就業規則作成の大切な要素
就業規則作成に関して大切な要素は、「コンプライアンス」「従業員の満足度」「人件費などの財源」です。お客さまのご要望をお伺いしながら、これらの要素の配分を構築していくことになるのですが、人件費の財源がほどんどない状況において、コンプライアンスをクリアして、社員の満足度を高めたいというのは、現実的に難しいものです。これらはどれも大切な要素であることをご理解のうえ、会社として今の段階では特に何を重要視したいのかを決めて進めていきます。
２現状把握
就業規則を作成する場合には、最初に勤怠管理資料などから、会社の現状を適切に把握することが第一歩となります。よって、きちんと勤怠管理をしていないというような会社の場合、まずは従業員の方々がどれくらい働いていて、どのような働き方をしているのかという分析から始める必要があります。
３給与体系のシミュレーション
就業規則によって給与体系を変える場合には、シミュレーションで検討を重ねてから実行に移さなければ、新しい就業規則は絵に描いた餅になってしまいます。単に就業規則を作るだけでなく、必要に応じた広い視点が必要となります。
